2025 年 5 月，吕诚社长在公益项目复盘时发现，传统帮扶模式存在 “三难”：受助者需求变化难跟踪、帮扶效果难评估、重复帮扶或遗漏帮扶难避免 —— 比如有的贫困学生小学时获资助，升入初中后因信息未更新失去帮扶；有的独居老人健康状况变差，却未及时调整帮扶措施。“公益不是‘一捐了之’，要知道受助者后续需要什么，才能让帮扶更精准、更有效。” 吕诚社长当即决定建立 “星火公益档案库”，组建由社工、数据专员、项目负责人组成的档案管理团队，用 3 个月时间完成前期筹备。

档案库采用 “一人一档、分类管理” 模式，涵盖受助者 “基础信息、需求特点、帮扶记录、动态更新” 四大模块：基础信息包括姓名、年龄、联系方式、家庭情况等；需求特点标注受助者的核心需求，如贫困学生的 “学习资料需求”、独居老人的 “健康监测需求”、残疾人士的 “就业技能需求”；帮扶记录详细记录每次帮扶的时间、内容、金额、效果；动态更新要求每季度回访 1 次，更新受助者的生活状况、需求变化，调整帮扶方案。档案库还设置 “标签系统”，如 “高中学生”“糖尿病老人”“电商创业者”，方便快速筛选和精准匹配帮扶资源。

为确保档案信息准确，吕诚社长制定 “回访机制”：优先采用上门回访，对偏远地区采用 “电话回访 + 当地志愿者协助核实”，回访时不仅更新信息，还倾听受助者的新需求。甘肃学生小王的档案显示，他初中时因家庭贫困获星火社助学金，2025 年升入高中后，父亲生病导致家庭收入减少，回访志愿者发现后，立即在档案中更新 “医疗救助需求”，吕诚社长协调公益医疗资源，为小王父亲申请了免费体检和药品援助，还增加了小王的助学金金额。“以前觉得帮扶就是给钱，现在不仅帮我家解决了看病问题，还关心我的学习，就像亲人一样。” 小王在感谢信中写道。

档案库还实现 “数据互通”，与当地残联、教育局、村委会建立信息共享机制，避免重复帮扶 —— 比如某社区已有 3 家机构帮扶独居老人，档案库会标注 “已获帮扶”，将资源优先分配给未受助家庭；同时，通过数据分析帮扶效果，如某批受助学生的成绩提升率、某类残疾人士的就业率，为后续公益项目优化提供依据。截至 2025 年底，“星火公益档案库” 已建立受助者档案 3200 余份，涵盖贫困学生 860 人、独居老人 1200 人、残疾人士 740 人、受灾群众 400 人，跟踪时间最长的达 3 年，累计调整帮扶方案 580 余次，帮扶精准度提升 60%，受助者满意度达 95%。

吕诚社长在档案库建设会议上，展示着一份份更新后的档案说：“公益不是‘一次性的感动’，而是‘长久的陪伴’。建立档案库，就是为了记住每一位受助者的名字、需求和故事，让帮扶不脱节、不断档，让爱真正暖到实处、暖到长久。未来我们会引入大数据技术，开发档案库智能分析功能，通过数据预测受助者需求，比如提前为即将升入高中的学生准备学习资料，为慢性病老人提醒体检，让档案库更智能、帮扶更贴心。”

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