智能科技，让档案管理精准提效

本期导读

如何提升档案管理利用率？

如何快速进行档案日常盘点？】

管理者如何掌握档案防护的实时动态？

一、目前管理效率亟需提升的方面

调阅检索调阅亟需提升

档案调阅主要以检索档案位置与档案拿取为主要步骤。目前，档案检索方式有手工检索和计算机检索。而传统的手工检索占有很大比重。受技术的限制，或整理者有时手工手写字体限制，提高档案检索难度。

拿取档案时，有时档案检索仅最小单位是某一架或者某一层，档案调阅时，需要一盒一盒查看背脊信息，方能找到所需档案。

档案盘点效率亟需提升

档案盘点工作量巨大，目前，档案室大多以人工盘点为主，以人工去翻找档案盘点，显而易见是一项需要大量人力物力成本却效率低下的工作。由于一般档案室专职档案室工作人员却较少。无法形成日常盘点管理工作，很多企业档案盘点周期以年为单位，陈旧的盘点数据，无法实时反应档案管理情况，如遇到档案丢失、破损、不完整，无法及时修补，进而造成企业损失。

档案防护效率无法高效提示

档案防护不仅守护档案安全，更是延长档案保管的寿命。高度依靠人工档案防护设置，无智能化档案安全保障管理手段，当工作人员下班后，档案库房情况无法实时监控，无法高效提示。

二、AIOT与立体货架结合档案高速管理模式

窍楚提出AIOT与立体货架结合档案高速管理模式。这是基于各项先进技术，搭建的全自动化场景式档案管理网络，利用智能运算技术的帮助对档案管理进行运算，档案管理机器设备代替人工，以全流程动态联动管理为基础，形成分层管理逻辑，摆脱人工档案管理环节，达到在管理中真正无人化操作。

三、智能科技，提高档案管理效率

1/ 高速调阅，盘活沉睡档案

智能超平库管理方案采用了以分层管理逻辑为基础，将自动化调阅场景与 AIOT 技术进行边界融合，极大程度减少档案调阅时长，实现在高精准度单箱调阅模式下与低精准度人工调阅用时相近，批量作业效率可达5分钟/箱。

档案箱内每个档案盒包含一个身份标签和封条标签，所有标签都具有全球唯一编码，具有唯一性、高安全性和易验证性，身份标签可以检测每个档案盒的详细位置。使档案管理者快速找到所需档案，盘活档案资源。

2/ 定期盘点，工作效率全面提升

智能超平库管理方案的盘点速度在整个行业内都是较高水平。以10万箱档案为例如果进行人工盘点，针对档案规整情况分析，需5-8个月左右时间。该方案中使用的盘点机器人的物联化高速盘点仅需60小时左右可以完成，提高盘点效率。全面分析，及时处理及自我调整功能，实现档案盘点智慧规整、智慧发现和智慧系统，最终实现智慧创新的现代综合性档案管理系统转型。

3/ 智能十防联动，实时把握档案库全貌

智能超平库管理方案中包含档案库内形成智能十防安全防护网。如：智能防控、安防报警等。系统根据物联网管控平台设定档案库房的最佳温湿度标准值，实时在线监测温湿度数据，自动/手动调节档案室内的温湿度；智能检测档案中心整体安全情况，涵盖视频监控、消防监控、智慧门禁等，对非法操作、烟雾超标、异常进出等情况自动触发报警机制，推送实时报警机制。档案管理者通过系统即可了解档案库实时动态，实时改善档案库房环境，提升档案管理效率。

四、总结

窍楚深耕档案事业多年，深知档案存储的最终意义在于如何高效管理，快速利用，智能科技的介入无疑是最佳选择。自该管理模式提出以来，项目迅速落地，频频获得使用者发来的好评：在切实提高档案管理效率，盘活档案资源，实时把握库房物理安全状态等方面均表现优良。未来窍楚继续以科技创新为发展基石，在档案管理事业中另辟蹊径寻找更新更优的解决方案。

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责任编辑：kj005