在第十六个国际档案日即将来临之际，中海地产苏州分公司（以下简称“苏州中海地产”）一行前往窍楚智能档案中心参观交流，提升档案专业能力，保持学习精神，培养创新力。

直击档案日培训现场

结合国际档案日主题，档案智能管理培训会主要分为两个部分，第一，窍楚客服体验部为苏州中海地产档案管理员详细介绍了智能化档案管理全流程，演示了档案上收操作过程，档案调阅时的注意事项，针对实际应用场景对大家提出的问题做了一一解答。

第二，随后在档案中心负责人的陪同下，参观了窍楚智能档案中心档案存储库房，对智能化、科技化的档案管理存储环境，进行全面了解，以及对档案智能化管理产生了全面的探讨。

苛刻标准选择档案外包服务

中海地产对档案管理一向高度重视，档案管理工作人员方面必须拥有档案资格证。在选择档案外包企业上，从多个维度综合考量，除了拥有现代化管理技术、独立档案室外，还保障档案存放的物理安全与利用便捷。

中海企业发展集团有限公司隶属于中国建筑集团有限公司，拥有44年房地产开发与不动产运营管理经验，业务遍布港澳及内地80余个城市及美国、英国、澳大利亚、新加坡等多个国家和地区。中海地产进入苏州后，强势入驻了苏州工业园区，接连开发了15个项目，几乎参与了园区每一次的土拍。苏州中海地产作为财务稳健、管理精细的央企代表，档案种类多且数量巨大。

档案外包服务为苏州中海地产带来的价值

现在信息化早已渗透各行业，档案信息化安全管理早已成为地产企业发展的内在需求。针对苏州中海地产档案缺少数智化运营和创新技术管理的问题，窍楚提出针对地产企业集约化档案管理方案，直击企业在档案管理中的痛点，开启地产档案管理3.0时代。

1、释放企业存储空间与人力成本

窍楚利用7米高无人立体货架档案管理模式，实现档案高密度存储。针对苏州中海地产档案存量与增量逐渐占用职场空间等问题，窍楚提出将不常调阅的档案文件统一集约管理，解决原档案室空间不足的问题，释放原有档案存放空间作为办公用房，让兼职管理档案的工作人员回归自身业务。

2、档案存储环境升级

窍楚将档案存放在符合档案馆建设标准的档案库房，并在建设标准要求的“八防”基础上利用物联网、人工智能等技术，对智能档案中心内温湿度检测、空气质量检测、空调监控调节、门禁管理、红外热成像、安防监控等升级为“十防”智能联动管理，确保苏州中海地产档案的实体安全。

3、档案利用率升级

在档案调阅利用时，可通过远程档案管理平台在线申请档案调阅，苏州中海地产档案管理人员可随时随地查阅档案信息，可将档案原件在指定时间送达至苏州中海地产办公处。定期盘点在库档案服务，并将档案数量、需销毁时限等信息生成报表，上传至档案管理平台，并与苏州中海地产办公OA系统无缝对接。

4、降低档案安全风险

在档案管理时窍楚不仅夯实“人防、物防、技防”三位一体的档案安全防范措施，确保档案实体和信息安全，还定期开展风险隐患排查和治理，组织开展应急演练，制定突发事件应急预案，做好应急队伍建设和应急人员培训工作，主动购买第三方档案职业责任险，全方位降低管理档案时发生的风险。

从2019年开始，苏州中海地产将档案工作交给窍楚进行智能化管理。在四年有余的合作中，苏州中海地产对窍楚的智能档案信息安全综合管理解决方案高度认可；在平时的档案调阅服务中，窍楚利用软件系统与自动化设备将档案安全、保密、高效、准时送达给客户指定地点。对窍楚在提升档案信息安全方向表示充分肯定，并期待未来共同发展档案管理事业。

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责任编辑：kj005