“护士长，新病区那批治疗车和护理车什么时候能到？都申请两周了！”

“王老师，我们课题组动物实验急需的那批进口饲养笼具，采购流程走到哪了？这都催了第三遍了！”

“供应商又打电话来了，问上个月她们送货的那批器械的款项进度。我得从一堆合同和验收单里去找出这笔业务的对应关系，跟财务系统一笔一笔地对，头都大了！”

如果您是公立医院负责采购相关工作的同仁，对这些场景必定感同身受。据伟时某公司资深顾问向笔者介绍：“当前医院小额采购管理面临的核心挑战在于入口分散和执行多元。采购申请散落在各业务科室，入口可能是OA、采管平台、钉钉、企业微信，甚至纸质表单；而采购执行又分散在科研部、设备科、物流科、信息科等多个归口部门。”

这种“多入口、多主体”的分散化模式，已成为效率提升的最大瓶颈，其带来的日常痛点主要体现在三个层面：

1. “跑断腿”的审批与“问不通”的流程

采购一项小型设备，申请单需要经过科室负责人、归口部门、分管领导等多人签字审批。任何一位领导外出，整个流程就被迫中断。采购经办人大量的工作时间耗费在“追着领导跑”和“向科室解释进度”上。

2. “凑三家”的耗时耗力与“录多遍”的重复劳动：

采购申请获批仅仅是“万里长征第一步”。经办人需线下多方联系供应商或反复挂网，只为“凑齐三家”满足合规要求，大量时间耗费在沟通和等待上。供应商报价通过邮件、纸质件等不同渠道送达，需要人工反复汇总比对。

然而，这之后的流程才是真正的“重复劳动重灾区”：同一笔采购的数据，需被先后手动录入至至少三套系统——资产系统、财务报销系统及HRP系统。这意味着“供应商、品名、规格、数量、金额”等关键信息，需要工作人员重复键入3-5次。这不仅造成了巨大的人力浪费，更在每一次手工转录中埋下了出错的隐患。

3. “找不到”的历史档案

审计或巡察时，采购员常需翻箱倒柜寻找数月甚至数年前的纸质档案，一旦经手人变动，项目细节便无从查证，形成“历史悬案”。

破局之道：智能采购平台如何系统性地解决问题

上述痛点，源于多头管理带来的流程割裂与信息孤岛。要系统性地改善这一局面，可以借助统一的数字化采购平台，对采购入口、流程和数据进行整合与规范。

平台带来的核心价值

这样一个平台，通过“流程线上化”与“数据智能化”的协同，为医院带来切实的改变：

1. 审批全在线，进度追踪更轻松平台将院内制度转化为线上流程，让采购填单、采购执行、合同、验收、付款全流程在线运行。审批自动流转、状态实时可视，文件实时在线归档。这让“审批马拉松”、“流程黑盒”和“档案找不到” 的问题得到有效解决，审批效率显著提升。

2. 数据自动同步，重复劳动成为历史平台与现有系统对接，实现数据互通。采购审批后，信息自动推送；成交后，合同一键生成；验收完成，数据自动同步至资产和财务系统。“同一数据重复录入多次” 的情况成为历史，不仅解放了人力，更确保了数据的准确性。

3.AI精准辅助，关键环节省心省力平台的智能化能力融入关键环节，提供实实在在的辅助：

需求提报时：AI智能客服实时解答采购政策、流程问题，AI助手能引导科室规范填写，减少沟通成本，提升效率。

货物验收时：通过OCR识别等技术，辅助验收人员快速核对到货物资与订单是否一致，提升验收效率和准确性。

风险防范时：实时监控供应商经营风险与信用变化，主动推送预警，为医院规避潜在合作风险。

结论引入智能电子采购平台，其价值远不止于提升效率，更在于将采购人员从繁琐的事务性工作中解放出来，让他们有精力从事更具价值的市场分析、谈判和策略制定工作。最终，它为医院构建起一个规范、透明、高效的运营框架，不仅能有效防范风险，更是医院提升精细化管理水平、实现高质量发展的战略选择。

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责任编辑：kj012

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