自上个世纪，日本做为国土面积狭小却需要大规模的工业发展，就急需出现一款既能储存大量档案文件，又能不占地方的机械，于是人类第一台密集柜在日本（英文Movable Rack，日语移动棚）产生了。密集柜又带着奢侈品的标签传入中国。一直以来，它是档案库房内的主流存储方式。但是随着时代的巨变，由于档案数量巨大，对房屋承重有限等情况下，传统密集柜式档案存储在管理中逐渐暴露出一些困扰。

传统密集柜式下

使用时的问题分析

（一）占据空间过大

以某密集架供应商提供的密集架基础数据为例，一平米的地方大约在2组档案密集架的摆放量。当档案盒是2cm厚时，一组仅能存储480册档案。当档案存量过大时，以某地产企业实际存放为例，存储量高达1.7万册档案左右，档案存储面积需要超过5000平方（不包调阅用房等），即使集团型等大型企业，也无力挪出如此巨大的库房用于存储档案，巨大的档案存放用地占据了大量办公空间。

（二）管理工作强度大

由于密集架开关需要人为手动开合，导致档案管理中档案收集、归档、盘点、调阅等主要依靠手工操作。即使实现目录信息化，在档案入库、抽取调阅、档案盘点等工作中，依然需要人力完成，日常基础工作量大，导致工作人员容易缺少统筹管理。

（三）成本与管理效率不成正比

企业管理档案时，前期需投入巨大成本，如房屋土地投入、密集架购买投入、十防建设成本、管理人员成本等。由于智能化水平低，过于依赖人工管理，导致档案利用效率较低，盘点率低下甚至有些企业无盘点工作，档案资源无法为企业带来盈利，陷入领导对档案管理不重视的恶性循环。

窍楚提出集约化数字化智慧库房库房建设

窍楚档案在深挖传统密集架在大量存储时问题，提出创新概念集约化数字化智慧库房库房建设方案。智能集约化数字化智慧库房档案管理解决模式是基于自有库房智能化改建的档案管理解决方案。该方案中的档案库房无须层高与承重要求，适合有高密度档案存储需求的企业。该方案基于驾驶舱智慧档案平台，融合智能化、集约化、平台化、标准化运维方案，实现档案的智慧集中管控与数据信息互联互通。

集约化数字化智慧库房方案

与普通库房对比

（一）同样的面积，增加超50%库容

集约化数字化智慧库房最鲜明的一大特色就是同样的面积可以存储更多档案。以同样存储面积500㎡为例，经测算考察，传统密集架仅可以存储8000箱档案（一箱档案可以存储7-8册2㎝档案），而集约化数字化智慧库房存储模式可以存储12000箱档案。因每个货架前需要安排巷道传统密集架的空间利用率仅为75%，集约化数字化智慧库房模式可以将空间利用率提高至90%。

（二）相同的时间，效果事半功倍

由于密集架开关需要人为手动开合，导致档案管理中档案收集、归档、盘点、调阅等主要依靠手工操作。即使实现目录信息化，在档案入库、抽取调阅、档案盘点等工作中，依然需要人力完成，日常基础工作量大，导致工作人员容易缺少统筹管理。

（三）相同的预算，智能感拉满

企业管理档案时，前期需投入巨大成本，如房屋土地投入、密集架购买投入、十防建设成本、管理人员成本等。由于智能化水平低，过于依赖人工管理，导致档案利用效率较低，盘点率低下甚至有些企业无盘点工作，档案资源无法为企业带来盈利，陷入领导对档案管理不重视的恶性循环。

总结

在信息化飞速发展，档案量极具增长的现在，普通密集架已无法完全满足发展。窍楚智能集约化数字化智慧库房档案管理解决方案档案管理无论在库房容量、智能化升级、预算需求方面都极具竞争优势。档案智能化发展除了带来管理理念的冲击和改变，更应符合实际需求。在未来档案数智化发展中，还需要通过智能技术与传统档案管理工作的融合，加强现代档案管理理念的渗透，有效发挥智慧化档案管理系统在档案收集、管理、利用、共享等方面的优势。

责任编辑：kj005