01缺少档案管理设施<<<<

该项目接触之前，首先了解到华泰证券无专门档案室，没有档案管理的基础硬件设施和设备。纸质档案无统一归档，散落在各职能部门内部，档案存储条件无法满足《档案馆建筑设计规范》，导致一些档案存在破损而无法修复的现象。

02 档案存储空间不足<<<<

随着国民经济水平的提升，为满足人民群众需求，华泰证券由单一功能向综合化、集约化、多功能的经营转型，各项业务快速发展，产品创新层出不穷，结算量规模日益壮大，带来了档案量的快速增长。由于档案文件的不断增多，占领大多数的办公空间，妨碍了企业的业务开展。

03 相关人才欠缺<<<<

证券行业人才以各行业专业人员为主，在档案编研整理中，各部门档案由自己部门人员自行兼职整理，岗位人员变动频繁，无统一制度，加之无档案专业知识，经常出现漏编、错编等不符合归档规范情况发生。导致档案编纂无法正常归档，或者归档文件无法正常调阅，导致档案管理与企业发展相违背。

04 缺少信息化管理<<<<

社会逐渐处于信息化时代背景下，在进行档案管理时仍采取人工管理的方式时，显然跟不上时代发展。一方面，仅依靠人工管理方式工作量大，还容易出现部分档案错、漏、丢的情况，当档案没有备份时，无法有效使用该档案内容；另一方面，信息化程度低的档案管理工作降低了档案调取效率，不利于企业面向现代化发展。

档案托管，释放企业档案存储空间

为了释放华泰证券的档案存储容量，窍楚为华泰证券提供全生命周期的档案托管服务。目前华泰证券将档案外包托管给窍楚管理，总档案量近2500箱近20000份档案文件。针对华泰证券档案存量与增量逐渐占用职场空间等问题，窍楚提出将不常调阅的档案文件统一集约管理，解决原档案室空间不足的问题，释放原有档案存放空间作为办公用房或将散落在各部门各办公室的档案文件统一外包管理，将档案原本占据的空间用作业务发展。

专业档案整理人才驻点工作

为了弥补华泰证券无专业档案整理人才统一形成档案整理规范的问题，窍楚聘请专业10年档案专业工作者做为驻点人员，为华泰证券管理日常档案整理工作，其中包含文件归档、档案编号、建立台账、完成档案装盒、制作背脊目录等。专业的档案服务使华泰证券档案归档形成一套规范标准，将档案整理工作常态化，使档案利用调阅更加便利，也使华泰证券的档案管理更上一个台阶。

信息化升级体验高速调阅利用

为了使档案调阅更加标准化，窍楚为华泰证券建立档案远程查询、信息共享、按级审批、统计分析等模块，为管理者和利用者提供远程利用、交流平台。查询人员通过检索功能，在线检索出需要查阅的档案信息，通过档案管理系统在线发起调阅流程，进行档案调阅操作。解决了企业的合同及时回收登记、查阅、调阅、数据分析等问题。信息化升级后华泰证券体验到了高速档案调阅的便利，盘活档案资源，华泰证券档案调阅更加简便，流程更加清晰标准。

自从2017年华泰证券与窍楚档案合作后，多年来保持着亲密又信赖的关系。无论是档案管理、档案整理、调阅盘点工作，华泰证券均给予了高度肯定，也是窍楚档案托管业务中一个优质服务很好的佐证。自从将档案系统化管理后，对华泰证券相关风险产品的管控起到至关重要的作用。未来，窍楚会一如既往以以客户体验、服务至上为根本，在档案托管业务中做精做优，不断进步，为企业提供全方位的档案管理服务。

免责声明：市场有风险，选择需谨慎！此文仅供参考，不作买卖依据。

责任编辑：kj005