目前我国各个行业都迎来了一场变革，这对企业档案管理也提出了新的要求，尤其是金融企业内部的档案管理工作更为重要。金融档案集约化管理是在新市场形势下档案管理模式的一场重要变革，是适应当下企业发展的管理体制与科学手段，有效整合企业内部档案信息，使档案管理工作与各个部门建立密切配合，是对档案资源进行集中统一管理的管理架构。

Part.01

什么是档案集约化

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所谓“集约”，是相对“粗放”而言 的，主要是对工作各环节的人力、物力、 财力等管理各要素的集中、统一、科学的配置，坚持简约、节约、规范的原则，从而实现低成本、高效率、重管理、可持续的目标。集约化管理是金融企业集团提高效率与效益的基本取向。在实行银行档案集约化之前，为了加强内控防范风险，银行需要将主要业务的档案都建立相关制度规范，并且要求从分散化的档案管理模式慢慢向专人管理专库分设档案室的模式发展。各个业务部门不仅要管理好相关档案，还要对应业务线的档案管理负责指导和检查。通过对管理机制及其流程来看，可以发现存在各条业务线多头指导、各自为政的情况，综合档案室没有充分发挥其统筹管理的作用。

Part.02

金融档案集约化的工作重点与挑战

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1“应归尽归”并保障库容

档案管理的覆盖面积应该包括银行各项业务一切有保存价值的文件资料，保证重要档案的“应归尽归”。需建立适合的档案归档制度，在银行业《档案分类规则》中，对于档案分类和归档要求都有明确的规范，并对集约化收集和管理工作的范围也有详细的介绍。由于原先档案室资源有限，需在低成本改造的前提下，合理规划并适当扩大档案库房容量，且保障档案定时增量，确保档案库房内可容纳超出原先范围的档案。

2完善档案集约可视化管理模式和构架

明确集约化管理的职能，健全相关机构，对管理流程有一定的了解，建立并统一完善档案集约化管理模式与构架。对于各一级、二级分行在不同阶段分步骤实现全部集中管理档案制定目标，可利用信息化技术配备线上档案管理系统，规范档案管理设置可视化的管理流程，实现管理明确、库容可视、调阅便利，达到分行档案管理可以施行“人随档案走”的管理方针。

3统一调配设施设备资源，实现档案管理大集中

需加强档案基础设施的投入力度，科学改善档案保管条件，为推动档案管理工作的标准化、集约化进程努力。要以安全、环保、经济、方便管理以及尽可能集中的原则，对档案的库房进行规划和建设，并且以各行长远的业务发展为基点，对高风险、小而散、高成本、低标准的临时库房进行整合工作，再进行高标准、集约化、仓储式档案库房的合理规划建设。各分行需设置统一智能化档案管理，档案管理中实现多级分行，档案馆十防信息可视化统一管理，统一调配档案管理硬件资源，实现档案管理大集中。

4数据集中化

提高档案管理的信息化水准

金融机构需要跟上时代发展，努力尝试先进发达的科技，推行数据集中化的管理模式，从而在一定程度上提升档案管理的信息化水平。各行需明确档案信息数据大集中的步骤，也要加快推动档案存量数字化与档案查询电子化、网络化的进程，让各级管理人员更好更快的进行管理工作。

Part.03

窍楚提出智能超平库方案亮点

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1轻资产投入，有效扩大档案库容

智能超平库档案管理解决方案是窍楚在建设档案库房建设中的积极探索。为了解决金融机构档案库房容量有限，库房改造预算有限的情况。该模式以一种特殊的排列方式，有效提高档案存储密度。据测算每立方米档案容量从原先的10箱/m³上升至12.8/m³。在无须改变档案原先库房承重的前提下，在原有库房实现高密集度存储，达到存储容量扩增的效果。在资金投入方面，智能超平库资金每平米投入仅1000元，低于传统智能密集架式档案库房。

2机械化档案操作，可视化流程展示

窍楚智能超平库档案管理解决方案采用智能化设备联动，利用档案自动化设备实现上架、存储、盘点、调阅，仅需档案管理者或使用者通过档案管理系统触发，由机械完成库房内部操作，即实现以科技手段实现档案库房标准化运营，并避免操作过程中非必要人为接触，达到“人档分离”，保护档案信息安全，统一规范档案管理流程，以便总管理者实现统筹管理。

3联动档案防护设备，实现数字大集中

为了保障总行可以实时监测每个支行的档案存储环境与档案管理情况，智能超平库档案管理解决方案通过物联网系统联动档案防护设备，并将连接金融机构OA系统，实现档案管理数字化大集中。通过设备联动系统使档案容量可视化实现密集架的容量管理可视化。

超平库档案管理方案还包含一站式管理档案信息中心系统，大屏可显示各支行与集中后的档案库内档案总量数据、盘点调阅情况、设备运营状态、环境实时检测、安防告警提醒的一个综合信息控制、处理与显示的超级智慧终端，将档案管理设备与档案库容数量集中显示，做到档案数字大集中，为档案管理者提供方便快捷的数据统计与分析。

4标准化档案调阅，盘活档案资源

智能超平库方案将自动化调阅场景与 AIoT 技术进行边界融合，极大程度减少档案调阅时长，货架布局动态调整，匹配最优货架组合，提升空间利用的同时以AI算法帮助实现路径自动寻优，有效防止堵塞、碰撞。各支行网点将档案管理工作纳入平台系统，对档案文档进行精准查找、实时调阅、自动盘点，大大提高档案管理效率；降低档案管理过程中错、漏、丢的安全风险，规避人工管理、传统管理的隐性运营的风险。总行可实时调阅分行档案，做到分行档案数字化呈现，调阅程序可视，调阅时效快捷。

Part.04

结语

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在新的市场形势下，随着金融机构的不断壮大与发展，利用信息技术使档案管理向集约化管理模式前进，创新档案管理模式是当下时代对金融机构档案管理提出的要求。工作人员应当积极探索，与时俱进，有效整合企业内部信息数据资源，集中管控，去劣存优，实现档案信息的有效利用。档案集约化管理更有效整合档案资源，加强档案安全体系建设，提升了档案资源对企业的服务能力，提高金融机构对档案标准化管理水平，为企金融机构决策发展提供数据支持，推动金融机构不断进步。

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