社团社群(如协会、校友会、商会、车友会、跑友会、高球会、私董会、俱乐部、展会、园区等)经常会举办一些线下活动,来促进交流合作,增加粘度和转化,但经常面临准备工作繁琐、会员获得感不足等难题,让组织者头疼、参加者感觉鸡肋。

有什么解决办法吗?有!会会——中国领先的社团社群工作管理和交流合作平台,专门针对各种活动(或会议)的举办和增强参加者的获得感进行了研究,提出了完整的解决方案。具体对比如下:

活动开始前:如何高效完成邀约和准备工作?

目前一般的流程:拟定一个活动通知,通过微信或短信逐一单发或群发邀请参加对象,信息容易被覆盖或遗漏;一般需要多次单发或群发以提醒、催促受邀对象;组织者手动逐一统计登记参加人员;如果需要收取参会费用(如茶位费、餐费等),还需另外发起收费通知或逐一催促收费;如果需要参加人员提供一些个人信息(如是否就餐以确定就餐人数、衣服尺寸以准备纪念服装、是否有司机或家属随同以便相应安排等),往往又需要参加者多次回复、组织者逐一统计;如果活动报名时间提前较长,又需要人工提前两三天再次提醒确认。如此等等,不仅耗费组织者和参加者大量精力,而且容易出错,从一开始就给大家种下了不满意的种子。

使用会会的流程:组织者发布活动时可以设置好活动的详细信息,包括是否收费、是否需要提供参加人员的有关信息、是否需要活动前提醒、是否需要短信自动通知到人等,然后一键发布活动;受邀对象接到通知后,将一次性在线完成报名、提交有关信息、付费等;组织者可以随时查看自动生成的报名名单,实时统计的数据一目了然、精准无误,在报名截止后,还可以快速导出一份完整的报名名单;如果提前设置了活动自动提醒,比如会议前3天,系统会自动提醒与会者提前安排好行程。这样,组织者邀约准备工作简洁轻松,受邀对象也感觉流畅满意。

活动现场(活动中):如何让交流便捷顺畅?

目前一般的流程:组织者往往需要核对参加人员的入场身份,还需要准备活动的书面资料;如果有礼品,参加人员还要签收礼品;组织者也可能会建一个群管理参加人员,如果超过500人,需要建多个群;参加人员除了听取一些报告外,往往希望认识尽可能多的朋友、拓展人脉、寻找机会,所以需要逐一与其他人加微信、修改微信名以便记住对方、发名片或自己的介绍,这样的一套动作,如果仅以50人的活动计算、假设每人之间都要认识,就会产生7500个动作,非常耗时费力,对每个人都是负担,而且也会使有些不愿与人添加微信的人感到尴尬。

使用会会的流程:活动报名时自动形成一个活动二维码,扫描该二维码即可入场或领取礼品;活动前组织者会创建一个“某某活动”的组织(以下简称“活动组织”),活动需要的资料预先上传到活动组织里自带的“云空间”的共享文件里,大家可随时查看,发现错误还可随时更新,也省去了印制的费用和分发的时间;参加人员通过扫描活动组织的二维码或组织者的邀请可立即加入该组织,同时,系统会自动形成一个实名的通讯录,大家可以马上了解彼此的基本信息,不用逐一添加好友、修改昵称、发送名片等,就可以直接在线打招呼聊天;如果没时间或不想现场交流,也不用担心今后没法联系上,因为这个通讯录会一直存在。另外,活动组织的人数在会会里是没有上限的,当然、如果人多也可以分设一些小组织,与大组织有分有合,形成更紧密的互动与联系。

活动结束后:如何及时分享、持续交流?

目前一般的流程:组织者通常采用网盘存储演讲资料和活动照片等,或发送到微信群,参加人员需要另外保存一下以备未来之需;活动新闻在公众号发布后再转达到微信群,少数参会人员参与转发;参会人员可能在活动当天或结束后的一两天在微信群里参与照片分享、体验感谢等,然后归于沉寂,活动的持续性价值难以达到......

使用会会的流程:组织者和参加人员可以随时上传和下载各类资料、视频、照片等,大家实时共享,无需各自保存;与此同时,参加人员可以一键转发活动新闻、扩大活动影响力;参会人员之间可在活动组织持久发布自己的动态(如企业新闻、个人微播、项目信息),也可随时了解他人的动态,随时开启互动、找人问事、对接合作等;关注好友后,好友一旦有动态更新就会提醒自己,增加了解和互动的机会,也可以在线进行各种邀约(约吃饭喝酒、约娱乐旅游、约运动健身等);还可以通过查找“附近的亲”与邻近的朋友互动交流,如喝咖啡、去拜访等。

这种内容众筹、实时互动的方式,使活动组织始终保持活力,大家的交流合作也随时得以进行,组织者与参会人员均大大增强了获得感。

关于会会(99hui.com)——社团社群好帮手

“会会”是专门服务各类各级社团(如校友会、协会、商会、学会、联合会、)和社群(如展会、园区、跑友会、酒友会、车友会、高球会、私董会、俱乐部等)等社会组织的日常管理工作、组织与会员的联系互动,以及会员与会员之间交流合作的平台。

会会深入研究社会组织的工作的痛点难点,帮助提高组织的工作效率,满足会员的多样化需求,促进会员之间的互动交流,实现了资源共享,增进相互合作,真正发挥社会组织的作用和意义,实现组织创办的宗旨。

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