在各地政府集中采购目录及标准管理办法中,明确集中采购目录以外、预算金额未达到限额标准的项目,属于非政府采购项目,这类项目可不执行《政府采购法》规定的方式和程序,由采购人按照预算支出管理规定和本单位内控制度自行采购。因此需要采购人自身加强内控管理,以防范采购廉政风险。在这方面,高校科研院所、公立医院采取了一种有效的措施,即将内控管理机制嵌入网上电子采购平台系统中。
作者从广州市伟时信息系统技术有限公司旗下的“亿企优采”采购平台了解到,近几年很多高校科研院所、公立医院不断完善采购内控制度,特别是在网上电子采购平台、高校竞价网方面出台相应采购实施办法,以满足非政府采购活动规范、高效开展的要求,确保采购过程的公平、公正、公开。例如对于公告时间截止后参与报价的供应商未满三家的情形,这些高校科研院所、公立医院均采取延长采购公告时间,若在延长公告时间截止后依然不足三家供应商,他们继续开展采购活动,进入初选供应商阶段,完成采购工作。此实施方式会在采购平台系统中作自动处理。这些举措主要是基于以下几个方面的考虑:
1. 确保采购的公平性和竞争性
吸引更多供应商参与:采购系统自动延长采购时间/竞价时间可以给更多潜在供应商提供机会,增加参与竞价的供应商数量,从而提高竞争性。即使最终参与的供应商仍不足三家,但通过延长竞价时间,可以确保尽可能多的供应商有机会参与,使采购过程更加公平。
2. 提高采购效率,满足实际需求
减少采购周期:采购系统自动延长采购时间/竞价时间可以避免因供应商不足而频繁重新组织采购,可以简化采购程序,减少不必要的重复工作,从而节省时间和资源。如果在第二次截标后依然不足三家供应商报价,直接进初选供应商阶段,可以加快采购进程,确保采购任务按时完成。从而避免采购延误,保证了科研、教学或医疗工作的正常进行。
3.提高了行政效率
用户的申购、以及职能部门的受理审批均不受上下班时间、地点限制,实现了各项工作的远程操作和管理,申购及审批也不受出差等因素的影响。
4.信息化采购平台管理方便审计、纪检部门随时追踪
系统实现非政府采购的申购、审核、响应/竞价、审批、履约、资产申报、报销报账全信息化管理,改变了职能部门以往传统手工操作的管理模式,并采用工作流程跟踪方式。所有相关数据皆保存在数据库中,提供了方便快捷的数据统计,方便了审计、纪检部门随时对有关疑问项目的历史追踪。
随着信息化技术的不断进步和采购管理理念的持续更新,高校科研院所、公立医院等采购人将有更多创新手段来应对非政府采购不足三家供应商的挑战。这些创新不仅将进一步提升采购效率和质量,还将为采购活动带来更高的透明度和规范性,推动采购工作向更加科学、合理、高效的方向发展。
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